L’été est enfin arrivé et vous en profiterez certainement au maximum. Aussi beau que soit l’été, surtout quand on travaille, il peut être assez épuisant. À l’heure du retour au bureau et de la protection des salariés contre le coronavirus, l’agencement de vos bureaux doit aussi être revue pour respecter les règles de distanciation physique et protéger au mieux vos équipes. Voici quelques conseils concrets pour adapter l’aménagement de votre espace de travail. Découvrez le nouveau look et les conseils pour aménager les bureaux cet été.
Espaces de travail : le point essentiel
Avant de commencer, rappelons un point essentiel : par mesure de précaution, il est important de limiter le nombre de personnes qui retournent dans vos locaux en même temps. Il est indispensable de continuer par une phase où les salariés qui le peuvent continuent en télétravail et viennent au bureau par roulement. Pour les espaces de travail, le point essentiel à retenir est le principe de distanciation physique et la distance d’un mètre, qui est celle qui protège une personne du risque de contamination par une autre. Vos espaces de travail doivent être repensés pour faire en sorte de réduire au maximum le risque que deux personnes dans vos bureaux ne se retrouvent à moins d’un mètre l’une de l’autre et risquent ainsi de se contaminer.
Espacez les postes de travail et utilisez des séparateurs
Dans les open spaces, très répandus aujourd’hui, le COVID-19 oblige à revoir l’aménagement des locaux pour éviter une trop grande proximité physique favorable à la contamination. Si c’est possible, il est conseillé de privilégier des bureaux individuels à l’intérieur des open spaces plutôt que des benchs pendant cette période de déconfinement. Afin de respecter les gestes barrières, éloignez ces bureaux individuels les uns des autres d’au moins 1 mètre, cela limitera les contacts entre collaborateurs.trices. Vous pouvez également proposer un caisson individuel à chacun pour ranger équipements et affaires personnelles. Si vous n’avez pas le choix et que vos équipes travaillent sur des grands benchs en open space, privilégiez dans ce cas un placement en quinconce, aucune personne ne doit être assise en face-à-face. Pour plus de sécurité, vous pouvez aussi placer des cloisons de bureau ou des écrans de protection en plexiglass pour réduire les risques de contamination. Vos collègues pourront ainsi toujours communiquer entre eux tout en se protégeant. Pour les bureaux en flex office, vous pouvez utiliser des sous-mains en papier jetables pour éviter les contacts entre le collaborateur et la table de travail. Il ou elle pourra ensuite jeter le sous-main à la fin de la journée. Il est aussi important de faire nettoyer très régulièrement les espaces de travail, nous y reviendrons dans un prochain article.
Limitez l’accès aux espaces communs
Pour le moment, le respect des règles sanitaires oblige à condamner ou limiter l’accès à ces espaces qui sont pourtant très prisés par toute l’équipe. Pour les meetings, les réunions virtuelles sont à privilégier dans la mesure du possible. Vous pouvez en organiser en mixte physique / virtuel, mais il faut bien faire attention à ne pas se retrouver avec une salle de réunion trop peuplée : c’est l’endroit idéal pour la diffusion du virus. Pour éviter cela, vous pouvez supprimer certaines chaises des salles de réunion pour ne laisser que le nombre correspondant au nombre de personnes autorisées à être dans la salle au même moment. Vous pouvez aussi préparer un plan de table pour chaque réunion indiquant où doivent se mettre les différent.es participant.es de la réunion. Comme un mariage ! Cela permet de faire respecter les règles de distanciation. Vous pouvez envoyer ce plan de réunion par mail une heure avant le créneau de votre réunion, l’accrocher sur la porte et le placer également sur la table de réunion. Nous vous conseillons aussi de drastiquement limiter l’accès à vos espaces détente comme la cafétéria et le coin cuisine. Pour les pauses midi, vous pouvez proposer différents créneaux afin de répartir les groupes et éviter qu’il y ait trop de monde en même temps. Délimitez bien votre espace lunch en proposant des places individuelles espacées à 1 mètre de distance les unes des autres. Une autre solution est d’autoriser les salariés à déjeuner à leur poste de travail, même si c’était peut-être interdit jusqu’ici, pour éviter d’avoir à multiplier les aménagements spéciaux.
Affiches, marquage au sol : de l’importance de la pédagogie
Il est très important de faire preuve de pédagogie : n’ayez pas peur d’en faire trop et de marteler les nouvelles règles liées au risque de contamination. En effet, les anciennes habitudes vont vite revenir et il n’est pas toujours facile de garder une distance d’un mètre lorsque l’on travaille ensemble. Pour limiter ce risque et éviter la multiplication des contaminations, il ne faut pas hésiter à placer des affichettes un peu partout pour rappeler les gestes barrières et les nouvelles règles en vigueur. Si c’est possible, vous pouvez aussi définir un sens de circulation dans certains espaces ou bien dans l’ensemble de vos locaux en scotchant des flèches au sol, Gardez la distance. Voilà la règle de base pour ré-organiser vos locaux pendant la période de la crise sanitaire. En espérant que cela ne durera pas trop longtemps.
Prêt pour être au bureau : mode vestimentaire
Depuis le déconfinement du COVID 19, le port du masque apparaît comme l’un des éléments essentiels et ce sujet fait l’objet de beaucoup de questionnements. Les autorités sanitaires n’imposent pas le port du masque en entreprise, en dehors des cas ou le port de l’appareil respiratoire est obligatoire notamment dans certains secteurs d’activité comme le précise le protocole national de déconfinement. Cela est notamment prévu à l’article du code du travail. Les instructions de l’employeur précisent, en particulier lorsque la nature des risques le justifie, les conditions d’utilisation des équipements de travail, des moyens de protection, des substances et préparations dangereuses. Elles sont adaptées à la nature des tâches à accomplir. En d’autres termes, en situation normale, en fonction de la tâche à réaliser, un employeur peut imposer le port du masque. Le port du masque en entreprise est obligatoire si les mesures barrières ne sont pas respectées.
À l’école primaire et au collège, il ne faudrait plus respecter qu’une distance d’un mètre latéral entre chaque élève, et ce, uniquement dans les espaces clos. Elle ne s’applique pas dans les espaces extérieurs entre élèves d’une même classe ou d’un même groupe, y compris pour les activités sportives. Au collège, si cette distance-type d’un mètre est impossible, le port du masque sera obligatoire pour les collégiens. Autre élément majeur, le port du masque par les enseignants. Il n’est pas obligatoire lorsqu’ils font cours et sont à une distance d’au moins un mètre des élèves. Par ailleurs, les accompagnateurs ainsi que les intervenants extérieurs, auxquels il est demandé de porter un masque grand public, peuvent désormais entrer dans les bâtiments scolaires après nettoyage ou désinfection des mains. Enfin, l’accès aux jeux extérieurs, aux bancs, aux espaces collectifs est désormais autorisé si un nettoyage quotidien est assuré ou après une période sans utilisation d’environ 12 heures. La mise à disposition d’objets partagés comme ballons, jouets, livres, jeux et crayons au sein d’une même classe ou d’un même groupe est permise lorsqu’une désinfection au minimum quotidienne est assurée ou que les objets sont isolés 24 h avant réutilisation.
Mode vestimentaire pour l’été, avec ou sans code
Même sans un code vestimentaire strict, il est déconseillé de se promener dans le bureau comme si vous étiez à la plage. Vous pouvez porter presque tout ce que vous voulez à condition que cela ne couvre pas trop peu de peau. Il est recommandé de toujours faire attention à ne pas porter trop de matières synthétiques en été. Ils vous font transpirer encore plus et la chaleur s’accumule entre la peau et le tissu. C’est pourquoi, surtout les jours de grande chaleur, portez des vêtements en coton ou en d’autres matières naturelles. Porter les robes d’été au bureau est idéal. Une robe assez habillée pour le travail, légère, qui vous met à l’aise toute la journée. Quant aux chaussures, il faut aussi porter des chaussures plates en été.
Quant au mode vestimentaire avec code, il existe de grandes possibilités de survivre à la chaleur. Le plus important dans ce cas est aussi de veiller à ne pas porter trop de polyester et autres. Le matériau vous fait transpirer très vite et cela est non seulement inconfortable mais aussi inutile, car il existe de nombreuses alternatives, comme le lin. Un chemisier blanc à manches courtes, par exemple, est très beau. En coton ou en lin, il est très aéré et peut être combiné avec presque tout. Selon le style, vous pouvez également porter des chemises plus fines. Plus la qualité est élevée, mieux c’est. Très tendance, cette année, sont également les blouses enveloppantes, qui sont également disponibles en matériaux fins. Les bermudas ou les shorts à coupe large sont également très tendances et conviennent aussi pour le bureau. La plupart des modèles sont découpés un peu à la plinthe et sont attachés en haut. Combinées avec des chaussures plates, elles peuvent être portées sans problème dans de nombreux bureaux.
Relancer l’art de vivre au bureau
Plusieurs théories sur le bien-être au travail montrent qu’il y a un impact direct sur la productivité individuelle. Ainsi, les « arts de vivre » redeviennent à la mode. Ils proposent de transposer la vie de l’habitat jusque dans les bureaux. Par exemple, le Feng shui est une technique chinoise visant à aménager les bureaux en fonction des énergies qu’ils dégagent. Le Feng shui intervient dans l’entreprise pour redéfinir les couleurs, l’organisation de l’espace, des objets ou encore de la qualité de l’air. Les start-up sont les pionnières en matière d’utilisation d’art de vivre et relancent ce mouvement. Cet art taoïste permet entre autres de lutter contre l’absentéisme et la démotivation des collaborateurs.
Végétaliser les bureaux de l’entreprise
La végétalisation des espaces intérieurs se popularise dans les entreprises. Certaines entreprises proposent de repenser les bureaux grâce à des murs végétaux. D’autres proposent de faire tout simplement de votre bureau un jardin design. Des plantes vont donner un esprit naturel aux bureaux de votre entreprise favorisant ainsi le bien-être et la bonne humeur des salariés. Aujourd’hui, il est possible de mettre des végétaux dans n’importe quelle position que ce soit sur les murs, les plafonds ou les sols. Un esprit zen, relaxant permet de rompre avec l’enfermement du lieu de travail. Ainsi, vos salariés seront moins stressés et renoueront avec la nature.
Appliquer aux collaborateurs les bons gestes au quotidien
Réussir l’aménagement des bureaux d’une entreprise ce n’est pas seulement revoir la décoration ou la disposition. Il s’agit également d’entretenir la relation qui lie le salarié avec son espace de travail. L’entreprise peut par exemple intégrer des objets ou des meubles de matière recyclable. De plus, proposer aux salariés de gérer le tri de leurs déchets favorise leur intégration et leur bien-être. Il faut donc réfléchir à des actions permettant d’être plus respectueux du matériel, retirer les piles de dossiers et éviter le gaspillage. La mobilisation du salarié lui permettra d’être plus productif au quotidien tout en participant lui aussi au bien-être des collaborateurs.
